Datenschutz für Reservierungen und Buchungen

Stand: 16. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Reservierungs- und Buchungsangebote von Gastronaut auf gastronaut.ai und den zugehörigen Gastronaut-Subdomains, auch als eingebettetes Widget auf der Website eines Gastronomiebetriebs. Sie umfasst Reservierungen, Wartelisten, Buchungsänderungen, Tickets, Zusatzleistungen, Zahlungsfunktionen und das optionale Gastronaut-Gastkonto.

Für die einbettende Website und weitere Angebote des Betriebs gelten ergänzend dessen Datenschutzhinweise. Die Datenschutzerklärung unserer Unternehmenswebsite beschreibt die Verarbeitung auf get.gastronaut.ai.

1. Verantwortliche und Kontakt

Für Ihre Buchung, die Betreuung seiner Gäste und die von ihm eingerichteten Werbe- und Analysefunktionen ist der jeweilige Gastronomiebetrieb verantwortlich. Seine Identität und Kontaktdaten finden Sie im Buchungsangebot, in der Bestätigung und auf seiner Website. Gastronaut stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet die Buchungsdaten im Auftrag des Betriebs.

Für das eigene Gastronaut-Gastkonto, den eigenen Plattformbetrieb und Anfragen an Gastronaut ist verantwortlich:

Gastronaut GmbH
Bahnhofstraße 55
69115 Heidelberg, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Benjamin-Cedric Bender
Telefon: +49 6221 3570041
E-Mail: mail@gastronaut.ai

Bei Fragen zu Ihrer Buchung wenden Sie sich an den Betrieb. Bei Fragen zur Plattform oder zur Zuordnung Ihres Datenschutzanliegens erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Reservierungen und Buchungen

Je nach Angebot verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls Anschrift oder Rechnungsangaben. Hinzu kommen Betrieb, Anlass, Datum, Uhrzeit, Gästezahl, ausgewählte Tickets und Zusatzleistungen, Preise, Zahlungsstatus, Buchungscode sowie freiwillige Kommentare und Antworten auf zusätzliche Formularfragen.

Dies dient der Verfügbarkeitsprüfung, der Bearbeitung Ihrer Buchung oder Wartelistenanfrage, dem vorübergehenden Halten von Plätzen während des Buchungsabschlusses, dem Versand von Bestätigungen sowie Änderungen und Stornierungen. Der Betrieb kann Angaben zum Buchungsstatus und zur Wahrnehmung der Reservierung, einschließlich eines Nichterscheinens, hinterlegen. Zugriff erhalten der Betrieb und seine berechtigten Mitarbeitenden sowie Gastronaut zur technischen Bereitstellung und zum Support.

Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung der Buchung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorgänge beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zur Abwehr von Missbrauch und Klärung von Ansprüchen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein; das Interesse besteht in einem verlässlichen Buchungsbetrieb und der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.

Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Ohne die erforderlichen Angaben kann die Online-Buchung nicht abgeschlossen werden. Für eine gewöhnliche Reservierung ist kein Gastronaut-Gastkonto erforderlich.

3. Optionales Gastkonto

Bei einem Gastkonto verarbeiten wir Ihre Konto- und Profildaten, Anmeldekennung, Einstellungen, Favoriten und Buchungsbezüge. Anmeldung und Kontoverwaltung erfolgen über Firebase Authentication. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung des Kontos ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Schutz vor unbefugtem Zugriff Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie eine angebotene Anmeldung über Google oder Facebook auswählen, wird eine Verbindung zu diesem Anbieter aufgebaut. Gastronaut erhält die für die Anmeldung freigegebenen Informationen, insbesondere Nutzerkennung, Name und E-Mail-Adresse. Diese Anmeldeoptionen sind freiwillig. Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise von Google und die Datenschutzhinweise von Meta.

4. Technischer Betrieb und Dienstleister

Beim Aufruf fallen technische Daten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser, Betriebssystem und Fehler- oder Sicherheitsinformationen. Sie dienen der Auslieferung, Fehlerbehebung und Absicherung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Plattformbetrieb.

Für die Bereitstellung nutzen wir folgende Dienste:

• Vercel: Hosting und Auslieferung der Gastoberfläche über ein Content Delivery Network; Verarbeitung technischer Verbindungs- und Protokolldaten. Datenschutzhinweise von Vercel.
• Google Cloud / Firebase: Speicherung und Verarbeitung von Buchungs- und Gastdaten, Ausführung der Buchungsfunktionen, Bereitstellung von Dateien und Kontoverwaltung, unter anderem mit Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage und Firebase Authentication. Datenschutzinformationen zu Firebase.
• DigitalOcean: Backend-Server, über die Anfragen an die Gastronaut-API verarbeitet werden können. Datenschutzhinweise von DigitalOcean.
• Postmark / ActiveCampaign: Versand von Buchungs- und Kontonachrichten; Verarbeitung von Empfängeradresse, Nachrichteninhalt, Zustell- und Fehlerinformationen. Datenschutzhinweise zu Postmark.

Diese technischen Dienste verarbeiten Daten für die jeweils beschriebenen Zwecke. Ihre Nutzung ist keine Einwilligung in Werbung oder Analyse.

5. Zahlungen und Kreditkartengarantien

Bei Online-Zahlungen, Anzahlungen oder Kreditkartengarantien kommen je nach Einrichtung des Betriebs Stripe oder Mollie zum Einsatz. Die im Buchungsvorgang angezeigten Zahlungs- und Stornobedingungen des Betriebs bestimmen, ob und wann eine Zahlung oder Belastung erfolgt.

Der Zahlungsdienst verarbeitet Zahlungs- oder Karteninformationen, Name, Kontakt- und gegebenenfalls Rechnungsdaten, Betrag, Währung sowie technische Daten zur Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention. Kartendaten werden über dessen Eingabekomponenten erfasst. Gastronaut und der Betrieb erhalten erforderliche Zahlungsreferenzen, Statusinformationen und gegebenenfalls Angaben zur Zahlungsmethode.

Grundlage für die vereinbarte Zahlung oder Garantie ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesetzliche Prüf- und Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und für die Absicherung gegen Zahlungsbetrug Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zahlungsdienste verarbeiten Daten auch in eigener Verantwortung, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Stripe und Datenschutzhinweise von Mollie.

6. Cookies und Browser-Speicher

Die Plattform verwendet Cookies, Local Storage und Session Storage. Technisch erforderliche Speicherungen ermöglichen die Anmeldung, gewählte Einstellungen und den laufenden Buchungsvorgang. Für unbedingt erforderliche Zugriffe auf Ihr Endgerät gilt § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach dem Zweck, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

• Cookie-Auswahl: cookies im Local Storage speichert Zustimmung oder Ablehnung für optionale Analyse- und Werbefunktionen. Das Widget legt hierfür keine automatische Ablaufzeit fest. Der Eintrag bleibt bis zur Löschung der Website-Daten durch Sie oder den Browser. Bei Ablehnung kann der Hinweis beim nächsten Aufruf erneut erscheinen.
• Anmeldung: Firebase speichert Anmeldeinformationen im Browser. Das zusätzliche Cookie token läuft sieben Tage und wird bei Abmeldung zurückgesetzt. Firebase verwaltet die Anmeldesitzung zusätzlich im Browser-Speicher.
• Einstellungen: language speichert die Sprache für sieben Tage. Nur wenn Sie die Darstellung über den Schalter selbst wählen, speichert darkModeChoice diese Wahl im Cookie für sieben Tage und zusätzlich ohne Ablaufzeit im Local Storage. Im Local Storage können auch lokal gespeicherte Favoriten liegen.
• Laufende Buchung: Session Storage kann Buchungsfortschritt, ausgewählte Leistungen und Kennungen für Buchungslinks oder vorübergehend gehaltene Plätze enthalten. Die Einträge werden im Vorgang aktualisiert oder entfernt und enden spätestens beim Schließen der Browser-Sitzung.
• Buchungsmessung: initiatedCheckout im Local Storage kann Buchungswert, Währung, Gästezahl und ausgewählte Leistungen zur Übergabe an eingerichtete Messdienste speichern. Der Eintrag wird beim gemessenen Abschluss entfernt; nach einem Abbruch kann er bis zur Löschung der Website-Daten verbleiben.

Optionale Analyse- und Werbefunktionen setzen eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO voraus. Das Widget bietet „Cookies akzeptieren“ und „Cookies ablehnen“. Die Auswahl gilt für den verwendeten Browser und die jeweilige Widget-Domain, unabhängig von Ihrer Auswahl auf get.gastronaut.ai.

Sie können die Einwilligung für diese Domain mit der Schaltfläche „Cookie-Einwilligung widerrufen“ am Ende dieser Seite widerrufen. Laden Sie danach andere bereits geöffnete Widgets derselben Domain neu. Bei eingebetteten Widgets kann Ihr Browser die Auswahl getrennt für die einbettende Website speichern; löschen Sie in diesem Fall zusätzlich die Website-Daten des Widgets innerhalb dieser Website über die Browser-Einstellungen. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch beim Empfänger gelöscht; Ihre Datenschutzrechte bleiben bestehen.

7. Optionale Analyse und Werbung

Der Betrieb kann einen Google-Tag-Manager-Container und einen Meta Pixel für sein Buchungsangebot hinterlegen. Die Einbindung hängt von seiner Einrichtung ab und erfolgt nach Zustimmung im Cookie-Hinweis.

PostHog: Verbesserung der Buchungsoberfläche und des Dashboards

Dieser Abschnitt gilt auch für die freiwillige Produktanalyse im Gastronaut-Dashboard. Dort können angemeldete Mitarbeitende die Analyse über „Analyse-Einstellungen“ erlauben, ablehnen oder widerrufen. Für diese eigene Produktanalyse ist Gastronaut verantwortlich.

Gastronaut verwendet nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung PostHog (PostHog, Inc.; EU-Cloud in Frankfurt) zur Analyse von Buchungsschritten, Abbrüchen, verfügbaren Terminen, Fehlerkategorien und Ladezeiten. Dabei werden eine zufällige Browser- und Sitzungskennung, der Betrieb, bereinigte Seitentypen ohne URL-Parameter, Browser- und Gerätekategorie sowie technische Messwerte übermittelt. PostHog erhält für die Verbindung technisch Ihre IP-Adresse; die Ereignisse deaktivieren deren Verwendung für Standortanreicherung.

Wir übertragen über diese Integration keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Buchungskennungen, Freitexte, Karteninformationen oder vollständigen URLs. Sitzungsaufzeichnungen und automatische Formularerfassung sind nicht eingebunden. Berechtigte Mitarbeitende und unterstützende KI-Analysewerkzeuge können die Messdaten zur Verbesserung der Bedienung auswerten. Eine Zuordnung zum Gastronaut-Gastkonto findet nicht statt.

Die Auswahl gastronaut_analytics_consent_v1 wird im Local Storage gespeichert. Die zufällige Browserkennung wird dort für bis zu 30 Tage gespeichert; die Sitzungskennung im Session Storage endet nach 30 Minuten Inaktivität oder beim Schließen des Tabs. Abgelaufene Kennungen werden beim nächsten Zugriff ersetzt. Ein Widerruf stoppt neue Messungen und entfernt diese Kennungen; bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Die Messereignisse werden im verwendeten kostenlosen PostHog-Tarif bis zu ein Jahr aufbewahrt. Weitere Informationen: PostHog-Datenschutz und Auftragsverarbeitung bei PostHog.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine frühere Cookie-Auswahl aktiviert PostHog nicht automatisch. Sie können Ihre Einwilligung über die Schaltfläche am Ende dieser Seite widerrufen.

Google Tag Manager

Google Tag Manager verwaltet eingerichtete Tags. Beim Laden werden technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Der Tag Manager ist keine vollständige Liste der darüber eingebundenen Dienste. Weitere Tags, deren Zwecke, Empfänger und Speicherfristen beschreibt der Betrieb ergänzend in seinen Datenschutzhinweisen. Ein Container kann auch eine von Gastronaut bereitgestellte Standardkonfiguration verwenden.

Die Plattform kann Ereignisse zu Seitenaufrufen, Angebotsauswahl, Beginn und Abschluss einer Buchung sowie Buchungswert, Währung, Gästezahl und ausgewählte Leistungen übergeben. Je nach eingerichteten Tags dient dies der Analyse und Conversion-Messung. Datenschutzhinweise von Google.

Meta Pixel

Ein eingerichteter Pixel der Meta Platforms Ireland Limited erfasst Seitenaufrufe und Buchungsereignisse, etwa Angebotsauswahl, Checkout-Beginn und Kaufabschluss. Dabei können IP-Adresse, Browserinformationen, besuchte Adresse, Ereigniszeitpunkt, Buchungswert, Währung und ausgewählte Leistungen an Meta übermittelt werden. Meta kann Cookies wie _fbp und _fbc verwenden und Ereignisse einem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen.

Dies dient der Messung der Werbung des Betriebs und der Ansprache interessierter Personen. Für Erhebung und Übermittlung der Pixel-Daten gelten die Regelungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit zwischen dem einbindenden Verantwortlichen und Meta; Meta verantwortet die weitere Verarbeitung. Informationen einschließlich der von Meta beschriebenen Speicherfristen: Datenschutzhinweise von Meta.

8. Google Maps, Places und Fonts

Die Gastoberfläche kann nach Zustimmung im Cookie-Hinweis das Google-Maps-/Places-Script für Karten- und Suchfunktionen laden. Google erhält dabei technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse. Bei Verwendung einer entsprechenden Suche werden zusätzlich Suchangaben übermittelt. Grundlage für die optionale Einbindung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die Schrift „Source Serif Pro“ wird als Teil der Gastoberfläche von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Für diese Schrift werden keine Verbindungen zu Google aufgebaut.

Weitere Informationen zu Maps und Places: Datenschutzhinweise von Google.

9. Nachrichten und freiwillige Werbung

Bestätigungen, Informationen zu Buchungsänderungen, Stornierungen oder Zahlungen und Nachrichten zur Kontoverwaltung dienen der Abwicklung Ihres genutzten Angebots. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie gesondert zustimmen, Neuigkeiten vom Betrieb zu erhalten, verarbeitet dieser Ihre Kontaktdaten für Werbung. Diese Zustimmung ist freiwillig, von der Cookie-Auswahl getrennt und keine Voraussetzung für eine Reservierung. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie über einen angebotenen Abmeldelink oder eine Nachricht an den Betrieb jederzeit widerrufen.

10. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die genannten Anbieter können Daten außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, verarbeiten. Auch bei europäischen Serverstandorten können Zugriffe aus anderen Ländern erfolgen.

Für Übermittlungen kommen die anwendbaren Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO zum Einsatz, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss für nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Empfänger oder Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Die Anbieter beschreiben ihre Garantien in den verlinkten Datenschutzhinweisen. Informationen und eine Kopie der für eine konkrete Verarbeitung einschlägigen Garantien können Sie beim jeweiligen Verantwortlichen anfragen.

11. Speicherdauer

Buchungs- und Kommunikationsdaten werden für die Buchungsbearbeitung, Gästebetreuung und Klärung damit verbundener Ansprüche gespeichert. Die Dauer hängt vom Angebot, den Vorgaben des verantwortlichen Betriebs und gesetzlichen Pflichten ab. Abrechnungsunterlagen unterliegen den geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern kein weiterer rechtmäßiger Verarbeitungszweck besteht.

Gastkontodaten werden für die Dauer des Kontos gespeichert. Nach einem Löschungswunsch bleiben nur Daten erhalten, deren Aufbewahrung gesetzlich erforderlich ist oder die zur Klärung bestehender Ansprüche benötigt werden. Technische Protokolle dienen Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr; konkrete Sicherheitsvorfälle können eine längere Aufbewahrung erfordern.

Für den Browser-Speicher gelten die unter Ziffer 6 beschriebenen Laufzeiten. Zahlungs-, Analyse- und Werbedienste speichern Daten zusätzlich nach ihren jeweiligen Zwecken, gesetzlichen Pflichten und den Datenschutzhinweisen des Anbieters beziehungsweise des Betriebs.

12. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Für Buchungsdaten wenden Sie sich an den Betrieb, für Ihr Gastronaut-Gastkonto und die eigene Verarbeitung durch Gastronaut an mail@gastronaut.ai.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für Gastronaut zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.